Pokladny a Směny

V tomto procesu se dozvíte, jak pracovat se směnami a pokladnou v Siesta Extranetu.

Pokladna

Funkce Pokladna slouží ke sledování finančních toků v ubytovacím zařízení. Umožňuje snadno evidovat všechny peněžní transakce na směnách recepčních. Jakmile recepční jednou svojí směnu ukončí a předá druhému, nelze již směnu jakkoliv dodatečně změnit, abychom předešli podvádění. Pokud o požívání Pokladny máte zájem, doporučujeme kontaktovat vašeho technického poradce, aby vám Pokladnu nastavil.

Nastavení Pokladny

Nejdříve si vytvořte pokladnu v Aplikace / Nastavení / Pokladny, tlačítkem "Přidat pokladnu".

Vyplňte název a pomocí tlačítka "Přidat typ platby" zvolte, které typy bude pokladna přijímat a evidovat.

U typů plateb je nutné vyplnit “Typ platby”, dále musíte vyplnit ID platební metody ve fakturačním aplikaci Vyfakturuj, se kterou typ platby v pokladně spárujeme. Každé pokladně lze přidat více typů plateb, ale pro lepší přehled je vhodnější, aby každá pokladna přijímala pouze jeden typ platby.

Založením pokladny vzniká první “směna”, která hospodaří s pokladnou. Fungování směn podrobně popíšeme v následující části návodu.

Nejdříve je nutné do pokladny v Siestě vložit počáteční vklad. Pro vložení počátečního stavu je vhodné si ještě nastavit tzv. Typy pohybu (v extranetu existují 4 výchozí typy pohybu - 2 pro platbu a stornování platby od hosta a 2 pro manko/přebytek na pokladně). Abyste mohli přímo do pokladen vkládat platby (nebo naopak z pokladen vybírat peníze), je potřeba nastavit další typy pohybu.

Typ pohybu nastavíme v Aplikace / Nastavení / Typy pohybu. Klikněte na tlačítko “Přidat pohyb.” Pak stačí zadat název pohybu a jestli se jedná o výdaj nebo příjem.

Přidání pohybu do pokladny

Aby stav pokladny v Extranetu odpovídal stavu pokladny ve skutečnosti, je nutné vložit vklad. Vklad vložíme na Recepce / Pokladna pomocí tlačítka "Přidat pohyb". Zvolte pokladnu, které se pohyb týká. Dále Měnu, Typ platby a Typ pohybu. Do pole hodnota napíšeme částku, kterou do pokladny vkládáme. Vše uložíme.

Vynucování pokladny

Aby bylo povinné vybrat pokladnu při zaznamenávání plateb je nutné toto nastavit. V Aplikace / Nastavení / Typy plateb, po rozkliknutí plateb, které chceme evidovat přes pokladnu, přepněte tlačítko "Pokladna" na Ano.

Práce se směnami a pokladnami

Přehled pokladen a směn

V levé části vidíme všechny aktivní pokladny. Na přehledu vidíme, že v pokladně je v současnosti několik typů plateb s různými částkami. V pravé části obrazovky pak vidíme informace o směnách.

Směny

Na obrazovce “Přehled pokladen” klikneme na aktivní směnu, nebo se přepneme na záložku směny a zde znova klikneme na směnu, se kterou chceme pracovat.

V horní levé části si můžeme nastavit filtry, pomocí kterých si lze zobrazit jenom některé transakce provedené v průběhu směny. Všechny transakce provedené v dané směně se zobrazují v levé části dole. V pravém horní části je k dispozici přehled o směně. Ve sloupci “Stav pokladny” je vidět aktuální stav financí v jednotlivých měnách. Ve sloupci “Stav směny” je vidět výsledný celkový stav směny - kolik peněz bylo přijato v průběhu směny.

Pro uzavření a předání směny klikneme na tlačítko “Uzavření směny.” Během uzavírání je třeba zvolit v dalším okně uživatele, který směnu přebere. Nejdůležitější je ale překontrolovat stav financí v pokladně. Pokud stav v reálné pokladně odpovídá stavu pokladny v Siesta Extranetu, tak je vše v pořádku a není potřeba dalších úprav. Pokud se stavy pokladen liší, je potřeba stav pokladny v Extranetu upravit. Stav reálné pokladny zapíšeme do sloupce “Pokladna - skutečnost”. Siesta Extranet spočítá výši manka či přebytku. Jakmile je v Siesta Extranet pokladně evidovaný skutečný stav pokladny, uzavřeme směnu kliknutím na tlačítko “Uzavřít směnu”.

Pozor! Tato akce je nevratná! Jakmile je směna uzavřena, nelze jí dodatečně upravit. Stejně tak nelze dodatečně upravit jakoukoliv platbu, která je evidována na uzavřené směně.

Historie směn

Historie směn je dostupná ze záložky směny. Aktivní směna je označena žlutým nápisem “Aktivní”. Stav označuje, zda byla směna předána v pořádku a bez rozdílu. Pro více informací o směně stačí kliknout na směnu, která nás zajímá.

Historie Pokladny

Kliknutím na pokladnu si můžeme zobrazit historii všech transakcí dané pokladny. Obrazovka je rozdělena do tří částí - v levé horní části máme k dispozici filtry pro filtrování transakcí. V levé dolní části jsou všechny transakce, které byly do pokladny zaevidovány. V horní pravé části pak vidíme celkový stav pokladny rozdělený podle měn a typů plateb.

Přidávání pohybů do směny

Přidat transakci do směny lze dvěma způsoby. Přes tlačítko "Přidat pohyb" na obrazovce “Přehled pokladen” nebo druhý, častější způsob, který je víceméně automatický - do směny se samy zapíšou veškeré vytvořené platby. Při tvorbě platby na účtu stačí zvolit pokladnu a platbu uložit.

Stejný způsob uplatníme při tvorbě faktury. Pokud společně s fakturou chceme automaticky založit platbu, tak na obrazovce nové faktury vybereme pokladnu. Pokud platbu za fakturu obdržíme až dodatečně po jejím vystavení, tak pokladnu vybereme na obrazovce “Údaje k platbě”, která se zobrazí v momentě, kdy na již existující faktuře kliknete na tlačítko “Uhradit”.

Dodatečné opravení pohybu

Pokud jste náhodou zadali špatně platbu u hosta, nebo pohyb do pokladny, lze je opravit, ale jen pokud jste neuzavřeli směnu.

Oprava platby hosta

Pro opravení platby hosta stačí upravit parametry platby na účtech hosta u rezervace. Pokud je platba spojená s fakturou, která už byla zaslaná do EET, nelze parametry platby změnit. Místo toho je nutné vystavit Opravný doklad, který automaticky vygeneruje zápornou platbu v pokladně. Poté, co vystavíte opravný doklad, můžete vystavit novou fakturu s odlišnými parametry pro platbu.

Oprava pohybu v pokladně

Pokud jste pohyb zadávali přes obrazovku pokladny, stačí na něj levým tlačítkem myši kliknout, čímž se vám otevře stejná obrazovka, jako při vytváření pohybu. Na této obrazovce můžete upravit libovolné parametry pohybu.