Účet hosta u rezervace

Vysvětlený proces vytvoření účtu hosta u rezervace

Obecné

Základním stavebním kamenem fakturace je účet hosta (nebo hostů) u rezervace. U rezervace dokonce může být více, než jeden účet, pokud je to výhodné. Než se pustíte do vystavování dokladů hostovi, doporučujeme se nejdříve seznámit s fungováním účtů v Siesta Extranetu. U rezervací přijatých z online portálů cestovních agentur (Booking.com, Expedia aj.) budete mít vždy vytvořen vždy alespoň jeden účet. Na tomto účtu bude jedna položka s cenou za celou rezervaci. U rezervací, které jste vytvořili v Siesta Extranetu ručně, je potřeba účet nejdříve vytvořit. Ukažme si jak na to.

Vytvoření účtu

Účet vytvoříte na detailu rezervace pomocí tlačítka “Přidat účet”, které se nachází na spodní liště.

Pokud chceme, účet pojmenujeme, povinně přiřadíme měnu k účtu. Pokud je to vhodné, můžeme účet přiřadit ke konkrétnímu pokoji a hostovi. Následně účet uložíme pomocí ikonky "Diskety".

Spárování účtu

Jakmile účet uložíme a vytvoříme, je ihned vidět na detailu rezervace. Nově vytvořený účet bude zcela prázdný, jako je ten na obrázku níže (Účet za ubytování). Abychom s účtem mohli pracovat, stačí na něj kliknout levým tlačítkem myši.

Účet hosta

Jednotlivé prvky účtu hosta jsou detailně popsány pod obrázkem níže:

Měna

Měna účtu, ve které se hostovi účtují platby.

Položky celkem

Celková hodnota všech naúčtovaných částek hostovi.

Platby celkem

Celková hodnota všech plateb provedenených hostem.

Celkem

Celkový stav účtu hosta. Pokud je nulový, host Vašemu zařízení nic nedluží.

Tlačítko Fakturace

Tlačítko pro vystavení dokladu. Pokud host nemá žádné dlužné částky v tabulce položek, nelze toto tlačítko použít.

Tabulka Položky

Tabulka položek, která slouží k evidenci částek naúčtovaných hostovi za využívání služeb ubytovacího zařízení. V políčku Ostatní se zobrazí Číslo faktury, na které byla položka vyfakturována.

Tabulka Platby

Tabulka plateb, která slouží pro evidenci částek, které host již uhradil. V políčku Směnný kurz je zobrazen kurz plateb, pokud je platba ve stejné měně jako je měna účtu, bude hodnota směnného účtu vždy 1,00. Pokud však host platí jiné měně, než je měna účtu, můžete si sami zvolit libovolný kurz mezi měnou účtu a měnou platby. Kurz, který jste nakonec pro platbu použili, je zde zobrazen. U plateb s již existujícím dokladem nelze kurz změnit. V políčku Ostatní se zobrazí Číslo faktury, která byla vystavena hostovi jako doklad o zaplacení za služby ubytovacího zařízení.

Faktury

V této části jsou zobrazeny všechny doklady, které byly k danému účtu vystaveny. Platné i stornované.

Zálohy

Tato část je podrobně popsána v následující sekci:

pageZálohové faktury

Nyní pár slov k tomu, jak účet hosta funguje.

Účet hosta je rozdělen do dvou tabulek - jedna pro evidenci položek, které jsou hostovi naúčtovány, druhá pro evidenci plateb. Obě tabulky mají stejná ovládání, které je popsáno v další části manuálu.

Klíčové je si pamatovat princip, na jakém obě tabulky fungují a který je stejný jako v účetnictví - všechny zápisy v Tabulce Položek jsou dlužné částky hosta a dokud v Tabulce Plateb nejsou zaevidovány zápisy o stejné hodnotě, jako v Tabulce Položek, tak je celkový stav účtu hosta záporný > host Vám dluží peníze. Cílem tedy je, aby hodnota všech záznamů v Tabulce Položek byla rovna hodnotě všech záznamů v Tabulce Plateb. Druhá důležitá věc souvisí s měnou účtu. Záznamy v Tabulce Položek mají vždy měnu účtu -> hostovi tedy nelze služby hotelu účtovat jinak, než v měně účtu. Ale pro Tabulku plateb toto neplatí. Host Vám může zaplatit v libovolné měně.

Ovládací prvky Tabulky pro Položky a Platby

Obě tabulky mají stejné ovládací prvky - tlačítkoslouží k přidávání záznamů, tlačítkopro mazání záznamů a tlačítkopro úpravu záznamů. Aby záznam šel smazat nebo upravit, je potřeba nejdříve na něj kliknout v libovolném místě. Zvolený záznam se zvýrazní zeleně jako na obrázku.

Zeleně podsvícený záznam, který lze po kliknutí na tužku nebo popelnici smazat. Pozor, záznamy s dokladem nelze smazat ani upravit. Místo toho je nutné vystavit tzv. opravný doklad.